Arbeitszeitstatistiken:Berechnung der durchschnittlichen Arbeitszeit
Überstunden, fehlende Pausen, ungeplante Schichten – wer in der Personalplanung arbeitet, kennt die täglichen Herausforderungen. Doch das Arbeitszeitgesetz sorgt dafür, dass genau hier klare Grenzen gesetzt werden – für faire Bedingungen und mehr Struktur im Alltag.
In diesem Beitrag zeigen wir, was das Gesetz wirklich regelt, wo Ausnahmen gelten und wie smarte HR Software dabei hilft, den Überblick zu behalten.
Durchschnittliche Arbeitszeit berechnen – korrekt, komfortabel und gesetzeskonform
Wenn es um die Entgeltfortzahlung bei Urlaub oder Krankheit geht, wird es schnell mathematisch – und juristisch. Denn: Was auf den ersten Blick wie ein einfacher Buchungsvorgang aussieht, basiert in Wirklichkeit auf gesetzlichen Regelungen und einer exakten Berechnung der durchschnittlichen Arbeitszeit. Zum Glück übernimmt unsere HR-Software den komplizierten Teil für Sie – automatisiert, flexibel und rechtssicher.
Die rechtliche Grundlage: EFZG und BUrlG
Sowohl bei Krankheit als auch bei Urlaub haben Arbeitnehmer*innen einen Anspruch auf Fortzahlung ihres Arbeitsentgelts. Die gesetzliche Grundlage dafür ist das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) für Krankheitsfälle und das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) für den Urlaub.
§ 11 Absatz 1 BUrlG regelt konkret:
„Als Urlaubsentgelt ist das Arbeitsentgelt zu zahlen, das der Arbeitnehmer in den letzten dreizehn Wochen vor dem Beginn des Urlaubs erhalten hat […]“
13 Wochen oder 3 Monate?
Streng juristisch ist die Sache klar: Es müssen die letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn berücksichtigt werden – nicht pauschal die letzten drei Kalendermonate.
In der Praxis (und auch in vielen Tarifverträgen) hat sich allerdings eingebürgert, mit den letzten drei vollständig abgeschlossenen Monaten zu arbeiten. Warum?
- Weil Buchungen und Abrechnungen oft monatsweise erfolgen
- Weil es administrativ einfacher und weniger fehleranfällig ist
- Und weil es häufig tariflich oder betrieblich so geregelt ist
Unsere Software bietet deshalb volle Flexibilität:
Ob Sie mit exakt 13 Wochen oder mit 3 abgeschlossenen Kalendermonaten arbeiten, lässt sich konfigurieren – und entspricht so wahlweise dem Gesetzestext oder der etablierten Praxis.
Durchschnittliche Arbeitszeit auf Knopfdruck – oder ganz automatisch
Mit unserer Funktion „Arbeitszeitstatistiken“ wird diese komplexe Aufgabe zum Kinderspiel. Die Software analysiert alle relevanten Buchungen im gewählten Referenzzeitraum – ob 13 Wochen, 3 Monate oder sogar 12 Monate – und berechnet daraus automatisch die durchschnittliche Anzahl an Arbeitstagen sowie die durchschnittliche Arbeitszeit pro Tag.
Dabei lassen sich folgende Buchungsarten flexibel ein- oder ausschließen:
- Arbeitszeiten
- Urlaubszeiten
- Krankheitszeiten
- Ausgleichbuchungen
- Sonstige Buchungen
Automatisiert & rückwirkend intelligent
Was unsere Funktion besonders macht: Sie kann vollständig automatisiert werden. Das heißt:
- Die Berechnung der durchschnittlichen Arbeitszeit läuft regelmäßig im Hintergrund
- Änderungen im Referenzzeitraum (z. B. nachträglich eingetragene Krankentage) werden automatisch berücksichtigt
- Keine manuelle Nacharbeit nötig – die Software korrigiert selbstständig
In der Standardkonfiguration berücksichtigt unsere Software bei der Berechnung automatisch folgende Buchungsarten:
- Arbeit
- Urlaub
- Krankheit
Diese Auswahl orientiert sich an der gängigen Praxis, um ein realistisches Abbild der durchschnittlichen Beschäftigung zu liefern – vor allem im Hinblick auf Entgeltfortzahlungen nach EFZG und BUrlG.
Natürlich ist diese Konfiguration flexibel anpassbar:
Wenn Sie z. B. ausschließlich die tatsächlichen Arbeitszeiten bzw. Arbeitstage berücksichtigen wollen – ohne Urlaubs- oder Krankheitstage – können Sie dies ganz einfach einstellen. Auch andere Buchungstypen wie Ausgleichstage oder sonstige Buchungen lassen sich optional ein- oder ausschließen.
So passt sich die Berechnung der durchschnittlichen Arbeitszeit exakt an Ihre betrieblichen Regelungen oder tariflichen Vorgaben an.
Fazit: Eine Lösung, die mitdenkt
Die Ermittlung der durchschnittlichen Arbeitszeit ist ein zentrales Element für korrekte Entgeltabrechnungen – gerade bei Urlaub oder Krankheit. Unsere Softwarelösung macht diesen Vorgang nicht nur komfortabel und transparent, sondern erfüllt auch alle gesetzlichen und tariflichen Anforderungen.
Und das Beste: Ihr entscheidet selbst, wie gerechnet wird – exakt nach Gesetz oder praxisnah nach Monatslogik. Wir liefern Ihnen dafür das passende Werkzeug.
Fragen & Antworten zur Berechnung der durchschnittlichen Arbeitszeit zur Urlaubs- und Krankheitsentgeltfortzahlung
Wofür wird die durchschnittliche Arbeitszeit überhaupt benötigt?
Die durchschnittliche Arbeitszeit ist die Grundlage für eine korrekte Entgeltfortzahlung bei Urlaub und Krankheit. Sie dient dazu, die zu vergütenden Stunden an Abwesenheitstagen sachgerecht zu berechnen.
Was sagt das Gesetz zur Berechnung des Urlaubsentgelts?
Die gesetzliche Grundlage für die Berechnung des Urlaubsentgelts findet sich in § 11 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG). Dort ist geregelt, dass Arbeitnehmer*innen während des Urlaubs Anspruch auf das durchschnittliche Arbeitsentgelt haben, das sie in den letzten 13 Wochen vor Beginn des Urlaubs erhalten haben. Dazu zählen alle regelmäßig geleisteten Arbeitsstunden, einschließlich Zuschlägen (z. B. für Nacht- oder Sonntagsarbeit), soweit diese regelmäßig anfallen.
Wörtlich heißt es im Gesetz:
„Als Urlaubsentgelt ist das Arbeitsentgelt zu zahlen, das der Arbeitnehmer in den letzten dreizehn Wochen vor dem Beginn des Urlaubs erhalten hat. […] Überstundenvergütungen bleiben außer Betracht, soweit sie nicht regelmäßig geleistet worden sind.“
Wichtig:
Obwohl das Gesetz eindeutig von 13 Wochen spricht, wird in der betrieblichen Praxis häufig mit drei vollständig abgeschlossenen Kalendermonaten gearbeitet – insbesondere, wenn dies durch einen Tarifvertrag, eine Betriebsvereinbarung oder eine unternehmensinterne Regelung so vorgesehen ist.
Einige Tarifverträge – etwa im öffentlichen Dienst oder in bestimmten Branchen (z. B. Metall, Pflege oder Bau) – regeln abweichende Berechnungszeiträume, Vergütungsbestandteile oder auch pauschale Ansätze für das Urlaubsentgelt. In diesen Fällen gilt: Tarifrecht bricht Gesetz, sofern es zugunsten der Beschäftigten ausgelegt ist.
Unsere Software trägt dieser Realität Rechnung und ermöglicht Ihnen, die Berechnung gemäß Gesetz oder tariflicher Vorgabe flexibel konfigurieren zu lassen. So stellen Sie sicher, dass sowohl die gesetzlichen Mindestanforderungen als auch branchenspezifische Regelungen eingehalten werden.
Wie wird der Referenzzeitraum in der Software berechnet?
Die Software verwendet standardmäßig die gesetzlich vorgegebenen 13 Wochen. Alternativ kann auf vollständig abgeschlossene Kalendermonate umgestellt werden (z. B. 3 oder 12 Monate), wenn dies tariflich oder betrieblich vereinbart ist. Beide Varianten sind konfigurierbar.
Kann ich die Faktoren individuell anpassen?
In der Standardkonfiguration werden Arbeitszeiten, Urlaub und Krankheitstage berücksichtigt. Diese Kombination bietet eine praxisnahe Grundlage für die Berechnung – insbesondere bei der Entgeltfortzahlung. Diese Einstellung können wir Ihnen jedoch so anpassen, wie Sie diese gerne hätten.
Wie funktioniert die automatische Berechnung?
Ja, selbstverständlich. Sie können individuell festlegen, welche Buchungstypen in die Berechnung einfließen sollen – z. B. ausschließlich tatsächliche Arbeitszeiten oder zusätzlich vergangene Urlaubs- und Krankheitstage, sowie weitere Buchungsarten.
Was passiert, wenn ich nachträglich Krankheit oder Urlaub eintrage?
Die Software erkennt solche Änderungen automatisch und aktualisiert die durchschnittliche Arbeitszeit entsprechend. Manuelle Korrekturen sind in der Regel nicht erforderlich.
Wie wirkt sich Teilzeit oder flexible Arbeitszeit auf die Berechnung aus?
Unabhängig vom Arbeitszeitmodell – ob Teilzeit, Gleitzeit oder unregelmäßige Schichten – berücksichtigt die Software die tatsächlichen Gegebenheiten individuell pro Mitarbeitenden. Die Berechnung passt sich flexibel an.
Können unterschiedliche Referenzzeiträume für verschiedene Mitarbeitende verwendet werden?
Ja, in der Produktlinie Timecount ENTERPRISE können wir dies für Sie einrichten. Dann ist es möglich, differenzierte Einstellungen je nach Arbeitszeitmodell, Abteilung oder Tarifvertrag vorzunehmen. So können beispielsweise für gewerbliche Mitarbeitende 3 Monate und für administrative Kräfte 12 Monate als Referenzzeitraum genutzt werden.