Update 1.12
Ein Update mit lang ersehnten Funktionen
Gute Neuigkeiten für alle Timecount-Nutzer
Dieses Update bringt wieder tolle Funktionen: Wir verbessern die Kommunikation Ihrer Zusammenarbeit mit externen Partnern, verleihen der Rechnungsstellung und dem Tarifmanagement nie dagewesene Automatisierungs-Möglichkeiten und geben Ihnen durch neue Self-Service-Funktionen die volle Kontrolle über Ihre Prozesse.
Übersicht
Allgemeine Funktionen
Intelligente Export-Filter
Bevor ein Export generiert wird, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die Daten vorab filtern können (z.B. nach Datum). Das manuelle Bereinigen von CSV-Dateien gehört damit der Vergangenheit an.
Anhänge bei Dokumentfreigaben
Bei der Freigabe, bzw. dem Versand von Dokumenten (wie Rechnungen) können nun Anhänge ergänzt werden. Als Anhang können hochgeladene Dokumente oder erstellte Aufstellungen ausgewählt werden.
Darüber hinaus kann in der Kontaktakte des Empfängers eingestellt werden, ob dieser auch die X-Rechnung (beim Versand von Rechnungen) erhalten soll.
Funktionsweise
Anhänge bereitstellen
In der Projektakte (oder Kundenakte) → Reiter Dokumente → gewünschte Dateien hochladen. Diese können beim E-Mail-Versand ausgewählt werden.
Anhänge zur Aufstellung hinzufügen
- Projekt öffnen → Reiter Angebote/Faktura → Aufstellung öffnen.
- Reiter Layout → Zusätzliche Anhänge eintragen.
- Reiter Erstellung → Erstellen (oder An Finanzen übergeben) auswählen, um die Aufstellung zu erstellen.
- Projektakte → Reiter Angebote/Faktura (oder aus Finanz-Modul) → (Erstellte) Aufstellung versenden → Empfänger (E-Mail) eintragen.
Voraussetzung für den Empfänger
- In der Kontaktakte des Empfängers muss der Haken bei „Zusätzliche Anhänge teilen“ gesetzt sein!
Anonymisierung gemäß DSGVO
Mit dieser Funktion setzen Sie das „Recht auf Löschung“ (Art. 17 DSGVO) um. Personenbezogene Daten werden unwiderruflich entfernt, während wichtige Geschäftsdaten für Ihre Statistiken und Auswertungen erhalten bleiben.
Mitarbeiter- und Kontaktakten wurden hierzu um ein entsprechendes Datumsfeld (Aufbewahrungsfrist pers. Daten) erweitert.
Funktionsweise
Kurzbeschreibung
Personenbezogene Daten können nach Ablauf einer Frist automatisch anonymisiert werden und wenn gesetzt, in eine Abteilung verschoben werden. Nach Ablauf einer Übergangsfrist werden die anonymisierten Daten (unwiderruflich) gelöscht. Während dieser Übergangsfrist können die Daten entanonymisiert werden.
In den Mitarbeiter- und Kontaktakten, sowie in den Einträgen von Fremdfirmen-Mitarbeitern steht dazu das entsprechende Datumsfeld „Aufbewahrungsfrist pers. Daten“ zur Verfügung. Das dort eingetragene Datum kann anhand der Systemeinstellungen automatisch gesetzt werden.
Vorgehensweise: Einstellungen setzen
- Einstellungen → System → Datenschutz-Felder eintragen:
- Mitarbeiter automatisch anonymisieren nach (Monate)
Mitarbeiter werden nach Ablauf der Frist automatisch anonymisiert. Die Frist zählt jeweils vom- Erstelldatum des Mitarbeiters
- letzten Einsatz
- letzten Zeiteintrag
- Ablauf der letzten Tarifeinstellung/Vertrag
- Fremdfirmen-Mitarbeiter automatisch anonymisieren nach (Monate)
Fremdfirmen-Mitarbeiter werden nach Ablauf der Frist automatisch anonymisiert. Die Frist zählt jeweils vom - Erstelldatum des Mitarbeiters
- letzten Einsatz
- letzten Zeiteintrag
- Übergangsfrist bis zur endgültigen Löschung (Monate)
Zwischen dem Anonymisieren und dem endgültigen Löschen der Daten liegt eine Übergangsfrist. Innerhalb dieser Frist können die Daten durch das Löschen des Anonymisierungsdatums entanonymisiert werden. - Anonymisierte Mitarbeiter in Archiv-Abteilung verschieben
Wenn gesetzt, werden Mitarbeiter/Kontakte & Kunden dieser Archiv-Abteilung zugeordnet wenn sie anonymisiert werden. Ansonsten werden sie auf unsichtbar gesetzt. Fremdfirmen-Mitarbeiter werden immer auf unsichtbar gesetzt.
Bessere Planung von Fremdfirmen
Mit diesem Update erreicht die Zusammenarbeit mit externen Partnern ein neues Level. Wir geben Ihnen einen exklusiven Einblick, wie Sie Fremdfirmen (Subunternehmen) zukünftig tief und nahtlos in Ihre täglichen Prozesse integrieren.
Kunden-Modul wird zu Firmen-Modul
Zur Vereinheitlichung der Datenverwaltung wird das Modul „Kunden“ durch das erweiterte Modul „Firmen“ ersetzt. Die bisherige „Kundenakte“ wird zur „Firmenakte“ und erhält eine neue Klassifizierungsoption.
Neue Anwendungsfälle pro Firmenakte:
- Kunde: Die Akte kann weiterhin wie gewohnt als reine Kundenakte genutzt werden.
- Fremdfirma: Durch Setzen dieser Option wird die Firma für die Personalplanung freigeschaltet (z.B. zur Disposition von Subunternehmern).
- Eigene Firma: Die Akte kann auch zur Pflege von Stammdaten eigener Unternehmen/Bereiche dienen, die als Absenderadresse verwendet werden sollen. (Ideal, falls Sie mehrere Firmen/Mandaten innerhalb eines Accounts nutzen).
Fremdfirmen Zuweisung per Drag & Drop
Fremdfirmen werden nun in der Personalplanung im Mitarbeiterkalender angezeigt und können per Drag & Drop zugewiesen werden.Schichten mit demselben Subunternehmer werden nun automatisch gruppiert und eingeklappt, was endloses Scrollen verhindert.
Funktionsweise
Voraussetzungen
- Firmenakte als Fremdfirma markieren: Firmenakte → Reiter Allgemein → Schalter „Fremdfirma“ aktivieren.
- Fremdfirmen-Zugang anlegen: Einstellungen → Fremdfirmen-Benutzerkonten (Zugang für Browser-App).
Vorgehensweise in der Personalplanung
- Fremdfirma auf Schicht-Position zuweisen: Rechtsklick auf Schicht-Position → „Fremdfirma zuweisen“ (oder per Drag & Drop vom Mitarbeiterkalender auf die Schicht-Position ziehen).
- Qualifikationen (optional): An Positionen hinterlegen – werden der Fremdfirma in der App angezeigt.
- Schicht in App veröffentlichen: Rechtsklick auf die Schicht → In App anzeigen
Hinweis
- Fristen für Zuweisungen (bis wann die Fremdfirma Mitarbeitende zuweisen darf) können in den Einstellungen definiert werden: Einstellungen → System → Mitarbeiter-App (z. B. „Person eintragen erlauben bis …“).
Eigenes Portal für Fremdfirmen
Fremdfirmen erhalten einen eigenen App-Zugang, in dem sie ihre Mitarbeiter selbst anlegen, verwalten und auf die ihnen zugewiesenen Schichten disponieren können. Schluss mit Namen in Bemerkungsfeldern!
Der Zugang für Fremdfirmen funktioniert zunächst nur im Browser
(https:[accountname].timecount.com/app). Ab 01.11. auch in der Smartphone-App!
Die Funktion steht Ihnen bis zum 31.01.26 kostenfrei zum testen zur Verfügung. Ab den 01.02.26 können Sie diese Funktion als Add-On buchen.
Funktionsweise
Login
Login über Browser-App oder in der Smartphone-App (ab 01.11.) mit den Zugangsdaten aus der E-Mail. (Die Zugangsdaten werden versendet, wenn die ausgewählte Fremdfirmenakte als „Fremdfirmen-Benutzer“ in den Einstellungen hinzugefügt wurde.)
Mitarbeiter anlegen/importieren
- Bereich „Mitarbeiter“ öffnen.
- Neu anlegen: Regler-Icon rechts oben → „Mitarbeiter hinzufügen“ → Stammdaten erfassen → Speichern.
- Sammel-Import (optional): Regler-Icon rechts oben → „Mitarbeiter importieren“ → Datei (.xlsx/.xlsm/.ods/.csv) nach Muster.
Auf Einsätze eintragen
- Einsätze öffnen → Pro Position im Dropdown den Mitarbeiter wählen oder über „+“ direkt neuen Mitarbeiter anlegen und zuweisen.
- Qualifikationen beachten: Falls gefordert, werden sie an der Position sichtbar.
Neue Tarifeinstellungen
Zur besseren und übersichtlichen Abbildung von komplexen Tarifverträgen haben wir die Tarifverwaltung von Grund auf erneuert.
Zonenpakete: Ein Tarif, viele Bundesländer
Mit den neuen „Zonenpaketen“ entkoppeln wir die Feiertags- und Zuschlagslogik vom Kerntarif. Sie benötigen nur noch einen Tarif für z.B. Ihre Rettungsteams und weisen je nach Einsatzort einfach das passende Zonenpaket für das jeweilige Bundesland zu.
Globale Entgeltgruppen für Equal Pay
Das System kann jetzt Lohngruppen aus unterschiedlichen Tarifen miteinander verknüpfen, um Equal Pay-Fälle automatisch zu handhaben. Dabei wird durch eine Besserstellungsprüfung immer der für den Mitarbeiter vorteilhaftere Lohn angewendet.
Automatische Erfahrungsstufen
Zur Abbildung von Tarifverträgen, dessen Entgeltgruppen mehreren Stufen berücksichtigt, kann das System nun vollautomatisch die Erfahrungsstufe eines Mitarbeiters berechnen und ihn zum richtigen Zeitpunkt in die nächsthöhere Stufe heben.
Verbesserungen in der Rechnungsstellung
Die Rechnungsstellung wird noch flexibler, konformer und intelligenter.
XRechnung mit allem Drum und Dran
Versenden Sie XRechnungen nun auch mit beliebigen Dateianhängen (z.B. eingescannte Leistungsnachweise) und korrekten Kennzeichnungen für Steuerbefreiungen.
Automatische Sonstige Posten
Das System kann nun basierend auf Arbeitseinträgen automatisch zusätzliche Rechnungspositionen generieren, beispielsweise für die Abrechnung von Reisekosten basierend auf einer Distanz.
Abweichende Absender-Stammdaten
Falls Sie mehrere Firmen (ihrer Unternehmensgruppe) innerhalb eines Accounts abbilden, können Sie Abteilungen (in den Einstellungen) nun eine Firmenakte zuweisen.
Projektakten, die dieser Abteilung zugewiesen sind, verwenden daraufhin automatisch die Absender-Stammdaten aus der zugewiesenen Firmenakte.
Weitere Optimierungen
Neues Vertrags-Cockpit
Die Vertragsverwaltung wurde zu einem interaktiven Cockpit ausgebaut: Eine neue zentrale Übersichtsseite und eine Detailansicht mit klarem Status, direkten Aktions-Schaltflächen und visuellen Statistiken geben Ihnen volle Transparenz und Kontrolle über all Ihre Verträge.
Optimierung von Widgets in der Personalplanung
Die Icons und Farben der Widgets (Zähler und graue Kacheln) in der Personalplanung wurden optimiert.
Neue API-Schnittstelle für Terminalgeräte
Es sind neue Endpunkte zur Zeiterfassung verfügbar, die beispielsweise für die Anbindung von Terminalgeräten verwendet werden können.
Zuweisung von Qualifikationen bei Tätigkeiten
In den Einstellungen können Tätigkeiten nun Qualifikationen zugewiesen werden, die daraufhin automatisch bei der Personalplanung berücksichtigt werden. (Die erforderlichen Qualifikationen werden dabei allerdings nicht in der Schicht angezeigt.)
Digitale Signatur - Schnittstelle: Coffreo
Entsprechend unserer Partnerschaft mit Coffreo wurde die Funktion zur digitalen Signatur in Timecount integriert.