Update 1.13
Ein Major-Update für Equal Pay, Automatisierung und Self-Service
Ein Major-Update für Equal Pay, Automatisierung und Self-Service
Dieses Update bringt umfangreiche Neuerungen für die Zeitarbeit und Equal Pay, mehr Kontrolle über Ihre Warnregeln und Automatisierungen, eine Chat-Funktion in der Mitarbeiter-App sowie zahlreiche Verbesserungen in der Personalplanung und Zeitwirtschaft.
Inhaltsverzeichnis
Equal Pay & Zeitarbeit
Kundengruppen
Kunden und Firmen können jetzt einer übergeordneten „Kundengruppe“ zugewiesen werden, um beispielsweise komplexe Unternehmensstrukturen mit Tochterunternehmen sauber abzubilden. Das hat direkte Auswirkungen auf die Vererbung: Präferenzen, die auf eine Kundengruppe angewendet werden, wirken sich automatisch auch auf alle Unterfirmen aus.
Ebenso stehen Kontakte, die in der übergeordneten Kundengruppe hinterlegt sind, den Unterfirmen zur Verfügung. Besonders wichtig ist dies für die Zeitarbeit: Fristenüberwachungen für den Wechsel ins Equal-Pay sowie die Einhaltung der Höchstarbeitsdauer beziehen sich nun auf die gesamte Kundengruppe – völlig unabhängig davon, welcher spezifischen Unterfirma der Mitarbeitende gerade überlassen wird. Gut zu wissen: Auf den Dokumentvorlagen von Projekten können nun auch Daten der Kundengruppen abgebildet werden. Zudem stehen Jobtitel und Einsatzadressen ab sofort als Variablen zur Verfügung.
Überlassungsverträge in der Mitarbeiter-Historie
In der Mitarbeiter-Historie gibt es einen neuen Abschnitt speziell für Überlassungsverträge. Hier können die Überlassungen der Mitarbeitenden an Kunden gepflegt werden.
Das System sorgt dann dafür, dass diese automatisch nach dem Equal Pay Tarif (Kundentarif) vergütet und abgerechnet werden, während gleichzeitig die Höchstüberlassungsgrenzen automatisch überwacht werden. In den Tarifen wurden ausführliche Einstellungsmöglichkeiten ergänzt: Sie steuern nun selbst, nach wie vielen Tagen Equal Pay greift und wann die entsprechenden Warnmeldungen in der Personalplanung erscheinen. Das System erstellt automatische Präferenzen, wenn sich ein Mitarbeiter der Equal-Pay-Schwelle nähert oder das Maximum an aufeinanderfolgenden Einsatztagen erreicht ist. Im Tarif können Sie dafür Vorlaufzeit in Tagen, die Auswirkung der Sperre sowie Tageslimits konfigurieren. Automatisch erstellte Biases sind als „verwaltet“ gekennzeichnet und vor versehentlichen Änderungen geschützt. Für die Fristenberechnung von Equal Pay und der Höchstüberlassung unterstützt Timecount eine tageweise Zählung. Zudem erstellt das System nun automatisch ein Kunden-Tarifkonto, sobald ein Mitarbeiter zum ersten Mal bei einem Kunden eingesetzt und dessen Timesheet bestätigt wird.
Mehr Optionen bei Zonenpaketen.
Ab sofort können der Abrechnungstarif sowie abweichende Zonenpakete direkt in der Firmenakte definiert und von dort an Projekte und Aufträge weitervererbt werden. Hinzu kam der neue Auswahlpunkt „Abw. Zonenpaket für Lohn & Zeiterfassung bei Equal Pay“. Dies löst ein häufiges Problem der Praxis: Zuschlagszonen (wie etwa für Nachtzuschläge) sind im Equal-Pay-Tarif oft anders definiert als im regulären Basistarif.
Equal Pay in der Abrechnung
Leistungen, die aus erfassten Arbeitszeiten resultieren, lassen sich nun direkt mit einem Equal-Pay-Verrechnungssatz abrechnen.
Neu ist hierbei die Checkbox „Zuschlagszeiten des Mitarbeiters abrechnen“: Ist diese aktiviert, werden die Zuschläge nicht anhand der Zonenpakete kalkuliert, sondern es werden die tatsächlichen Zuschläge aus dem Zeitsaldo des Mitarbeiters übernommen. Auf Ihren Rechnungen erscheinen Equal Pay- und Nicht-Equal-Pay-Positionen künftig sauber getrennt und mit den jeweils korrekten Verrechnungssätzen.
Mitarbeiterverwaltung & Zeitwirtschaft
Neue Monatswerte verfügbar
Die Ansicht der Monatssalden wurde überarbeitet und zeigt nun unter anderem auch die Zeiteinträge von Fremdfirmen an. So behalten Sie die erfassten Zeiten Ihrer Subunternehmen stets direkt im Blick.
Stapelverarbeitung für erfasste Zeiten.
m Reiter „Zeiterfassung“ der Mitarbeiterakte können Einträge nun bequem im Stapel verarbeitet werden. Mit der neuen Stapelverarbeitungs-Aktion lassen sich beispielsweise mehrere fehlerhafte Einträge in einem einzigen Zug entfernen. Erfasste Arbeitszeiten sind hiervon ausgenommen, da diese ohnehin bereits direkt über die Zeiterfassung als Stapel verarbeitet werden können.
Sonstiger Posten in der Ansicht “Leistungen”
In der Personalplanungs-Ansicht „Leistungen“ können Sie ab sofort direkt „Sonstige Posten“ hinzufügen, ohne dafür extra in die Projektakte wechseln zu müssen. Damit wird die Stapelverarbeitung für die Rechnungsstellung noch einmal ein Stück effizienter. Bei der Ansicht „Leistungen“ handelt es sich um ein Add-on, mit dem Sie mehrere Rechnungen gleichzeitig stellen und alle erfassten Leistungen überblicken können. Falls Sie diese Funktion noch nicht nutzen, schalten wir sie Ihnen gerne für einen Test frei.
Chat-Integration in der Software und in der Mitarbeiter-App
Als Vorbereitung auf kommende AI-Funktionen in diesem Jahr wird sowohl in der Hauptsoftware als auch in der Mitarbeiter-App eine Chatfunktion integriert. Damit wird es künftig möglich sein, direkt mit Mitarbeitenden zu kommunizieren. Im Laufe der Zeit werden wir hier schrittweise zahlreiche AI-gestützte Automatisierungen hinzufügen.
Mitarbeiter-Historie überarbeitet
Wir haben die Tabellen und Formulare für Tarif-, Zeit- und Urlaubskonten komplett überarbeitet. Die wichtigste Neuerung: Es sind nun beliebige Datumsangaben möglich (nicht mehr nur der Monatserste oder -letzte), um auch partielle Monate absolut korrekt abzubilden. Die Felder für die Rentenversicherungsbefreiung und die Befristungsart haben außerdem die neue Option „Unbekannt“ erhalten.
Personalplanung & Disposition
Übersicht aller Bereiche im Projekt
Innerhalb eines Projekts finden Sie jetzt eine Übersichtstabelle aller Bereiche aus der Personalplanung. So lassen sich leere Bereiche besonders schnell identifizieren und aufräumen.
Ausschreibungen: Belegungsstatus auf einen Blick
Die Ausschreibungs-Ansicht zeigt jetzt einen farbigen Indikator:
- ● Grün – Alle Slots belegt
- ● Orange – Teilweise belegt
- ● Rot – Keine Slots belegt
Beim Hover werden die genauen Belegungszahlen angezeigt. Die Statistik ist auch im DataService filterbar.
Farbauswahl für Kunden
Im Reiter „Allgemein/Neu“ eines Kundenprofils gibt es jetzt eine Farbauswahl (Color Picker). Wenn Sie Pläne oder Importe für ein Projekt erstellen, das diesem Kunden gehört, erbt das System diese Farbe standardmäßig.
Differenzielle Exporte
Anstatt jedes Mal den kompletten Datenbestand herunterzuladen, können Sie ab sofort nur die Daten exportieren, die sich seit dem letzten Export geändert haben. Das System generiert für jeden geänderten Eintrag einen Storno-Datensatz (alte Werte mit negativem Vorzeichen) und einen aktualisierten Datensatz (neue Werte). Wurde ein Eintrag gelöscht, erhält dieser lediglich einen Storno. Diese Funktion ist für Zeitguthaben (TimeBalances) und Zwischensummen (Subtotals) verfügbar.
Automatisierung & Self-service
Warnregeln (Caveats) selbst verwalten
Warnhinweise (Caveats) können jetzt von Nutzern selbst angelegt und verwaltet werden. Drei Typen stehen zur Verfügung:
- Ablauf (Expiration): Warnt vor/nach einem Datum – z.B. auslaufende Tarifkonten, endende Qualifikationen oder Geburtstage.
- Schwellenwert (Limit): Warnt bei Über-/Unterschreitung – z.B. Stundenanzahlen in Timesheets oder Zeitsalden.
- Aktion (Hook): Warnt bei App-Aktionen – z.B. Einsatz abgelehnt, Verfügbarkeit gelöscht, Dokument hochgeladen.
Jede Warnregel hat konfigurierbare Empfänger, Warnstufen (Info, Warnung, Fehler) und individuelle Nachrichtenvorlagen.
Neue Warnregel: Bias-Konflikt
Der neue Warnregel-Typ Bias-Konflikt warnt automatisch, wenn eine Zuweisung gegen bestehende Sperren (Biases) verstößt. Besonders relevant für die Zeitarbeit, wo Sperren häufig auf Equal-Pay-Schwellen basieren. Konfigurierbar nach Zieltyp und Auswirkung.
Sonstige Optimierungen
Mehrere Service-Einträge pro Arbeitseintrag
In der Rechnungsstellung können jetzt mehrere abhängige Service-Einträge pro Arbeitseintrag angelegt werden – wichtig für separate Schichtzulagen auf der Rechnung.
Mutter-Kunden-Daten in Dokumentenvorlagen
In .docx-Vorlagen kann jetzt auf Daten des Mutter-Kunden zugegriffen werden. Auch Jobtitel und Einsatzadressen stehen als Variablen zur Verfügung.
Automatische Minutenergänzung
Bei Start-/Endzeiten ergänzt das System automatisch „:00″, wenn nur die Stunde eingetippt wird.
Korrekte Berechnung bei Zeitzonenwechsel
Dauern bei Sommer-/Winterzeit-Umstellung werden jetzt korrekt berechnet.
Verbesserte Vererbung von Schalter-Stati
Der Timecount Support kann Ihnen innerhalb von Schichtarten und Schichten Schalter hinzufügen, die sich direkt auf die spätere Zeiterfassung auswirken. So kann beispielsweise der Schalter „Rufbereitschaft“ für eine Schichtart hinterlegt werden, der dann automatisch den gleichnamigen Schalter in der Zeiterfassung des Mitarbeiters aktiviert.
System-E-Mails von neuer Adresse
System-E-Mails werden ab sofort von notifications@timecount.com versendet, mit automatischer „No Reply“-Antwortadresse.
Konfigurations-Modus für Administratoren
Nutzer mit System-Rechten (ab Stufe 7) können einen ConfigMode aktivieren, der Inline-Editoren für Formeln, Schemas und Widgets direkt in der Oberfläche anzeigt. Formeln können jetzt auch direkt im Backend getestet werden.
Self-Service für Widgets, Schemas & Tabellenspalten
Frontend-Konfigurationen für Widgets, Schemas und Tabellenspalten können jetzt über neue Sektionen in den Einstellungen selbst erstellt, bearbeitet, kopiert und mit Berechtigungen versehen werden.
Formel-Endpunkte in den Einstellungen
Das Ausführen von Formeln ist nun für reguläre Nutzer freigeschaltet, sofern diese über System-Rechte der Stufe 7 oder höher verfügen. Die API-Endpunkte wurden in den Bereich „Preferences“ (Einstellungen) verschoben.