Update 1.6.2
Schnittstelle SignRequest & mehr.
Dokumente online signieren
Unser neues Update bringt neben generellen Verbesserungen bei der Berechnung von Zeitkonten zusätzlich eine neue Erweiterung mit: SignRequest. Mit dieser Erweiterung zu unserer kürzlich erschienenen Dokumentfreigabe, können (mit Timecount erstellte) Dokumente nicht mehr nur Mitarbeitern und Externen freigegeben werden, sondern nun auch vom Empfänger online signiert werden. Desweiteren erwartet Sie eine neue Funktion in der Zeitwirtschaft, sowie eine Verbesserung der Terminal-App.
Übersicht
Allgemeine Funktionen
Neues AddOn: SignRequest
Damit Sie künftig noch schneller und effizienter arbeiten können, haben wir unserer Software um eine weitere nützliche Schnittstelle erweitert. Mit SignRequest können Sie Dokumente zukünftig direkt zum online Signieren versenden. Das signierte Dokument erhält dabei sowohl die Unterschrift des Empfängers, sowie eine ‚digitale Signatur‘, die gewährleistet, dass das PDF-Dokument seit dem Versand nicht mehr verändert wurde. Für die Nutzung dieser Funktion benötigen Sie lediglich einen Zugang bei SignRequest (derzeit 7,- EUR / Monat).
Laut Artikel 25 der eIDAS-VO hat eine qualifizierte elektronische Signatur die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Die Anforderungen, die für eine qualifizierte elektronische Signatur erfüllt sein müssen werden von SignRequest erfüllt. Eine detaillierte Erklärung ist auf deren Website zu finden: signrequest.com/en/legality
Jedoch sollte beachtet werden, dass vor Gericht der Richter entscheiden muss, ob diese digitale Signatur gültig und als Beweismittel zulässig ist.
Update 01/2025: Aufgrund Preisanpassungen von SignRequest steht das AddOn nicht mehr zur Verfügung. Stattdessen wird mit Coffreo ein neue Schnittstelle zum signieren von Dokumenten zur Verfügung gestellt.
Statistische Funktionen für Berechnungslogiken
Die Verwendung und Hinterlegung von komplexen Lohn- und Tarifmodellen funktioniert mit Timecount so gut wie mit kaum einer anderen Software und dennoch haben wir die Berechnungslogiken noch mehr für Sie verbessert.
Es können künftig auch statistische Werte in die Formeln eingebaut werden. Anwendungsmöglichkeiten hierfür wären z.B. die Automatisierung der Stundenberechnung bei Urlaub- und Krankheitstagen sowie die verbesserte Automatisierung von Zulagen, welche von der Betriebszugehörigkeit abhängig sind.
(Da die Berechnung von statistischen Werten sehr rechenintensiv ist, können wir diese Funktion leider nur Kunden mit einem Private-Hosting-Paket anbieten.)
Projekt-/Auftragsverwaltung
Kundenunabhängige Abteilungen für Projekte
In Timecount können Sie, im Rahmen unserer umfangreichen Rollen- und Nutzerverwaltung, Mitarbeiter- und Kundendatensätze verschiedenen Abteilungen zuordnen. Projekte bekamen bisher dabei automatisch die Abteilung der dazugehörigen Kundenakte vererbt.
Damit Sie Nutzern Zugriff auf Projekte gewähren können, bei denen die Kundenakte einer fremden Abteilung zugeordnet ist, können Sie die Abteilung von Projekten zukünftig unabhängig von der Kundenakte bestimmen.
Stapelverarbeitung für Aufstellungspositionen
Mit dem kommenden Update finden Sie bei den Aufstellungs-Positionen zukünftig eine Schaltfläche, mit der Sie mehrere Positionen gleichzeitig bearbeiten können.
Dadurch können Sie beispielsweise die Anzahl, Tätigkeit, das Datum, sowie das Venue gesammelt ändern, ohne jede Position einzeln bearbeiten zu müssen.
Personalplanung
Nachrichten-Log in der Terminal-App
Zusammen mit dem Softwareupdate veröffentlichen wir zeitgleich auch eine neue Version der Timecount Terminal App.
Je nach Smartphone-Konfiguration konnte es vorkommen, dass -über Timecount versendete- Push-Benachrichtigungen vom Mitarbeiter schnell übersehen wurden. Daher werden Ihren Mitarbeiter die Benachrichtungen zukünftig zusätzlich auf dem App-Dashboard aufgelistet.
Zeitwirtschaft
Neuer Status von Monaten: Gesperrt
Zum Monatsabschluss setzen Sie den Monat in der Zeitwirtschaft für gewöhnlich auf geschlossen. Damit sollen Nutzer, die Zeiten nachträglich erfassen, darüber informiert werden, dass der Monat bereits geschlossen und abgerechnet ist.
Um gänzlich zu verhindern, dass erfasste Zeiten nach Monatsabschluss geändert oder hinzugefügt werden, können die Monate zukünftig nicht nur geschlossen, sondern auch gesperrt werden.
Dadurch können Sie zuverlässig ausschließen, dass versehentlich, rückwirkend Monatssalden verändert werden.
In den Systemeinstellungen finden Sie nach Veröffentlichung des Updates zwei Felder, mit denen Sie einstellen können, nach welchem Zeitraum die Monate automatisch geschlossen und gesperrt werden sollen.
Automatische Buchungen
Um Ihnen die Arbeit mit Timecount noch komfortabler zu gestalten, kann Ihnen unser Support künftig eine Automatisierung für monatlich anfallende Buchungen hinterlegen. Dadurch können Stunden und monatliche Pauschalen zukünftig zu einem gewählten Zeitpunkt (z.B. Monatsende) automatisch erfasst, bzw. ausgeglichen werden.
Dadurch können beispielsweise Einträge für den Ausgleich von Garantiestunden sowie die Auszahlung von Überstunden automatisch gebucht werden.
Auflistung aller Mitarbeiter in der Zeitwirtschaft
Als letzten Punkt möchten wir Sie noch über eine kleine Änderung in der Zeitwirtschaft informieren.
Bisher werden Ihnen dort innerhalb eines ausgewählten Monats alle Mitarbeiter aufgelistet, für die in dem jeweiligen Monat mindestens eine Zeit erfasst wurde. Diese Mitarbeiter werden Ihnen daraufhin auch in der Verfügbarkeitsliste des Dispositions-Moduls mit dem monatsbezogenen Stundensaldo abgebildet. In manchen Fällen, z.B. bei der Erstellung von personenbezogenen Dokumenten oder auch zur Auflistung in der Verfügbarkeitsliste, ist es notwendig, dass auch Mitarbeiter ohne erfasste Zeit in der Zeitwirtschaft aufgelistet werden.
Daher wird künftig automatisch eine Zwischensumme mit dem Wert ‚0‘ für alle Mitarbeiter erstellt, bis diese von einer erfassten Zeit überschrieben wird.
Falls Sie nicht möchten, dass Mitarbeiter ohne erfasste Zeit in der Zeitwirtschaft aufgelistet werden, können wir für Sie alternativ auch eine kundenspezifische Bedingung definieren (z.B. in Abhängig eines in der Historie hinterlegten Tarifs).