Update 1.6.4: Optimierte Aufstellungen

Neue allgemeine Funktionen

Angepasstes Layout

Exportieren einzelner Datensätze

Die Listenansicht aller Module wurde optisch verbessert, dabei wird unter anderem die Suchleiste zukünftig über die gesamte Bildschirmbreite dargestellt.

Als neue Funktion wird ist es in der Ansicht künftig auch möglich sein, einzelne Datensätze zu exportieren. Die Positionen verfügen nun über eine Checkbox mit welcher einzelne Datensätze markiert und anschließend über den gewohnten Excel-Export heruntergeladen werden können.

Außerdem kann in vielen Fällen nun eine Stapelverarbeitung auf die ausgewählten Datensätze angewendet werden.

Des Weiteren verfügen die einzelnen Detailansichten im Titel nun über ein kleines Submenü mit der Sie schnell zwischen dazugehörigen Modulen wechseln können. So können Sie beispielsweise mit nur wenigen Klicks von der Kundenakte zu den dazugehörigen, gestellten Rechnungen wechseln und wieder zurück.

Nachrichten Vorlagen

Textvorlagen bei der Dokumentfreigabe

Seit dem letzten Update können Sie Dokumente ganz bequem aus der Software heraus freigeben und zum online signieren versenden. Damit Sie dabei nicht jedesmal ein neues Anschreiben verfassen müssen, können Sie künftig Textvorlagen in den Einstellungen hinterlegen. Dabei stehen Ihnen verschiedene Textbausteine (Variablen) zur Verfügung mit der Sie Ihre Standardvorlagen individuell für jedes Szenario verfassen können.

Anpassbares Mail-Layout

Hintergrundfarbe und Signatur

Die aus dem System heraus versendeten E-Mails (z.B. Zugangsdaten, Dispo Nachrichten) lassen sich zukünftig an Ihr Unternehmen anpassen. Kontaktieren Sie unseren Support, wenn Sie eine Änderung der Hintergrundfarbe, des E-Mail Absenders und der Signatur wünschen.

Neue Funktionen im Projekte Modul

Mehr Flexibilität in der Projektakte

Nachträgliches Ändern von Kunde und Tarif

Für eine deutliche Zeitersparnis, wenn während der Personalplanung der Kunde eines Auftrags wechselt, können Sie in der Projektakte künftig Kunde und Abrechnungstarif nachträglich ändern. Dadurch wird es überflüssig, bereits erstellte Aufstellungen und Personalplanungen mühsam in ein neues Projekt umzuziehen, bzw. zu übertragen.

Dokumente, die vor Änderung des Kunden unter Angebote/Faktura erstellt wurden bleiben jedoch unverändert. Hier wird es daher notwendig sein das Dokument auf Basis des ursprünglichen Dokuments neu hinzuzufügen, damit als Empfänger der neu-gewählte Kunde übernommen wird. Dies gilt auch bei einer nachträglichen Änderung des Abrechnungstarifs. Dies ist notwendig, um Archivierungs-Vorschriften einzuhalten.

Neue Funktionen und Möglichkeiten in Aufstellungen

Neue Quelle beim Erstellen von Aufstellungen

Quelle 'Disposition (Zuweisungen)'

Bislang konnten Sie beim Erstellen von Aufstellungen (z.B. Arbeitnehmerliste, Angebot, Rechnungen) als Quelle die 'Disposition' auswählen. Dabei wurden alle geplanten Mitarbeiter mit deren geplanten Zeiten auf dem Dokument übernommen. Diese Möglichkeit besteht zukünftig natürlich weiterhin, wird allerdings zu 'Disposition (Schichten)' umbenannt.

Neu hingegen ist die Auswahl der Quelle 'Disposition (Zuweisungen)'. Diese überträgt ebenso alle Jobs des Projekts in eine Aufstellung, übernimmt dabei jedoch die bislang erfassten Arbeitszeiten aus der Disposition. Diese Quelle ist insbesonderes dann sehr nützlich, wenn Sie Ihren Kunden die tatsächlich erfassten Arbeitszeiten in Rechnung stellen, Ihren Mitarbeitern hingegen jedoch eine abweichende Arbeitszeit (ggfs. aufgrund von Mindeststundenpauschalen) bezahlen.

Neue Filtermöglichkeiten bei Auswahl einer Quelle

Gezielt Positionen übernehmen

Für den Fall, dass Sie Ihre Projekte in mehrere Events aufteilen, können Sie künftig bei der Wahl einer der Disposition-Quellen gezielt ein einzelnes Event in die Aufstellung übernehmen.

Außerdem wird es möglich sein, beim Import nur bestimmte Mitarbeiter oder Fremdfirmen zu importieren. Hierdurch vereinfacht sich die Erstellung von Subunternehmer-Bestellungen und personalisierten Projekt-Dienstplänen.

Eine weitere Möglichkeit wird sein, bestimmte Positionstypen (Arbeitsposten oder Sonstige Posten) zu filtern. Dies ergänzt die nachfolgend beschriebene neue Funktion 'Kombinieren von Aufstellungen'.

Positionen zusammenfassen

Optimierte Funktion

Der Schalter Positionen zusammenfassen wurde prominenter platziert und in seiner Funktion erweitert. Wird dieser Schalter aktiviert, so werden gleichartige Positionen zusammengefasst. Im einzelnen bedeutet dies:

• Quelle “Aufstellung”: Positionen mit der selben Start-/Endzeit sowie der selben Tätigkeit werden zu einer gemeinsamen Position zusammengefasst.
• Quelle “Erfassung”: Arbeitseinträge mit der selben Start-/Endzeit werden zu einer Position zusammengefasst.
• Quelle “Disposition (Schichten)”: Schichten mit der selben Start-/Endzeit sowie der selben Tätigkeit werden zu einer Position zusammengefasst.
• Quelle “Disposition (Zuweisungen)”: Zuweisungen mit der selben Schicht sowie der selben Start-/Endzeit werden zu einer Position zusammengefasst. (Dies ist insbesondere dann von Interesse, wenn eine Rechnung basierend auf den tatsächlichen Arbeitszeiten erstellt wird und zugleich die Schichtbezeichnung erhalten bleiben soll - dieser Fall war vorher nicht möglich)

Kombinieren von Aufstellungen

Neue Importfunktion zum Zusammenfügen von Positionen

Zukünftig können Sie Angebots- und Rechnungspositionen aus anderen Aufstellungen (Angebote/Faktura) importieren. Dadurch haben Sie zum Beispiel die Möglichkeit eine Rechnung auf Basis der erfassten Zeiten zu erstellen und Materialpositionen mit nur wenigen Klicks aus dem ursprünglichen Angebot hinzuzufügen.

Neue Gruppierungsoptionen in den Aufstellungen

Projekt-Listen werden übersichtlicher

Die Layout-Möglichkeiten in Aufstellungen werden deutlich flexibler und dabei übersichtlicher. Bei der Auswahl der Gruppierung können Sie die Positionslisten künftig beliebig untergruppieren.

Beispiele für Gruppierungen:

• Rechnungen können erst nach 'Positionsart' und anschließend nach 'Datum' gruppiert werden. Dadurch werden die Tätigkeits- und Materialpositionen getrennt voneinander aufgelistet und innerhalb dieser Gruppierung nach Datum sortiert.
• Crewlisten können erst nach Venue (Check-In Ort) und anschließend nach Datum gruppiert werden. So können Sie schneller erkennen wie viele Mitarbeiter einer Tätigkeit an welcher Stelle eingesetzt werden oder für jeden Check-In seperate Crewlisten erstellen.

Bitte beachten Sie, dass die bisherigen Dokumentvorlagen nicht aufwärtskompatibel sind und bei Nutzung von Untergruppierungen das Layout optische Mängel aufweisen kann. Kontaktieren Sie unseren Support, wenn Sie eine Anpassung wünschen.

Automatischer Import von Verrechnungssätzen

Schneller Angebote und Rechnungen schreiben

Obwohl Angebote und Rechnungen in Timecount ohnehin schon schnell und einfach erstellt werden konnten, haben wir den Prozess noch etwas beschleunigt. Zukünftig können Sie in der Kundenakte vordefinieren, welche Verrechnungssätze automatisch in die Abrechnung importiert werden sollen - ob aus den Kundenkonditionen oder einer allgemeinen Preisgruppe. Hinterlegen Sie in der Kundenakte die Standardpreise, die für die Aufstellungen verwendet werden sollen und ersparen Sie sich jedes Mal die manuelle Auswahl der Verrechnungssätze in der Fakturierung.

Löschfunktion bereits erstellter Aufstellungen

Neuer Button 'Entsperren'

Nachdem Sie eine neue Aufstellung in der Projektakte unter Angebote/Faktura erstellt haben, war es bislang nicht möglich diese wieder zu entfernen. Damit Sie Ihre erstellten Dokumente besser pflegen können, können Sie Aufstellungen zukünftig entsperren, wodurch es Ihnen möglich ist, das (ggfs. versehentlich) erstellte Dokument wieder zu löschen oder später nochmals zu editieren. Dazu steht Ihnen ein neuer Button in jeder Aufstellung zur Verfügung - davon jedoch unbetroffen bleiben Rechnungen, schließlich sieht der Gesetzgeber vor, dass erstellte Rechnungen nicht bearbeitet oder gelöscht werden dürfen.

Direkt Import in die Personalplanung

Von der Aufstellung in die Disposition

Der Weg von Jobs in die Disposition wird erheblich verkürzt, so haben Sie zukünftig die Möglichkeit die hinterlegten Tätigkeits-Positionen innerhalb einer Aufstellung direkt in das Dispositions-Modul zu übernehmen. Zum Exportieren von Jobs in die Personalplanung wird daher kein Wechsel zum Modul mehr notwendig sein.

Rechnungen mit verschiedenen Mehrwertsteuer-Sätzen

Zuordnung verschiedener MwSt.-Sätze

Ab dem neuen Update wird die Angebots- und Rechnungserstellung dynamischer. Die Verrechnungssätze lassen sich demnächst einem Mehrwertsteuer-Satz zuordnen, wodurch für die Abbildung verschiedener MwSt.-Sätze innerhalb einer Aufstellung keine Umwege mehr nötig sind. Bitte beachten Sie, dass bisherige Dokumentvorlagen nur einen Mehrwertsteuersatz unterstützen, so dass hier eine Anpassung durch den Support notwendig ist. (Hinzufügen der zusätzlichen Spalten für den Satz der Position sowie zusätzliche Zeilen für die Ausweisung weiterer Steuersätze.)

Benutzerdefinierte Felder und Berechnungen

Rabattfelder zukünftig möglich

Unserem Support stehen neue Möglichkeiten in den Aufstellungen zur Verfügung. Dabei können wir Ihnen auf Wunsch neue Felder in den Aufstellungen hinterlegen, welche Einfluss auf die Summenberechnung haben. Das können beispielsweise Positionsrabatte, ein Gesamtrabatt oder Felder für Abschlagszahlungen sein.

Neue Funktionen im Disposition Modul

Einstellungsmöglichkeiten für die Terminal-App

Optimierung bei der Zeiterfassung via App

In den Systemeinstellungen können Sie zukünftig neue Konfigurationen für die Terminal-App treffen, wodurch die Terminal-App für Ihre Mitarbeiter benutzerfreundlicher wird.

Folgende Einstellungen lassen sich vornehmen:

• Sie können auswählen, wie weit in die Vergangenheit Ihren Mitarbeitern die Einsätze angezeigt werden sollen. Beachten Sie dabei jedoch, dass eine zu hohe Anzahl an vergangenen Tagen Einfluss auf die Performance der App hat.
• Sie können einstellen, wie viele Minuten vor/nach Einsatzbeginn Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeit erfassen können.
• Sie können das Minuten-Intervall auswählen, welches Ihren Mitarbeitern bei der Zeiterfassung zur Verfügung steht. Diese Einstellung ist vor Allem dann sinnvoll, wenn Sie beispielsweise im 5- oder 15-Minuten Takt erfassen.

Vorauswahl der Einsatzinformation Vorlage

Jetzt noch schneller disponieren

Beim Importieren einer Aufstellung in die Disposition können Sie ab dem neuen Update eine Standardvorlage für die Einsatzinformation auswählen. Diese wird auf alle (im Import ausgewählten) Jobs übernommen. Sie sparen sich daher die kostbare Zeit, die Vorlage bei jeder Jobfreigabe manuell auszuwählen. Dadurch genügt Ihnen zukünftig der Klick auf 'Einsatzinfo veröffentlichen', um die Mitarbeiter über den Einsatz zu informieren.

Neue Funktionen im Finanz Modul

Übersicht aller Aufstellungen

Alles Angebote im Blick

Im Finanz-Modul finden Sie zukünftig eine Übersicht aller erstellten Aufstellungen. Dabei steht Ihnen eine praktische Listenansicht zur Verfügung, mit der Sie stets alle erstellten Projekt-Dokumente im Überblick behalten. Dies erleichtert die Suche nach dem richtigen Projekt enorm, falls ein Kunde bei der Überweisung aus Versehen den falschen Verwendungszweck angegeben hat und z.B. die Auftragsbestätigung überwiesen hat.